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Elektronische Kommunikation
Wichtige allgemeine und technische Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Ihnen steht offen, auf welchem Wege Sie mit der Stadt Spremberg in Kontakt treten möchten. Für elektronische Anträge und Mitteilungen beachten Sie bitte unbedingt die nachfolgenden Hinweise.

1. Rechtsunverbindlicher E-Mail-Verkehr 

Die Stadt Spremberg stellt für die Übermittlung von einfachen E-Mails ohne qualifizierte elektronische Signatur und ohne Verschlüsselung die allgemeine Adresse

info@stadt-spremberg.de

zur Verfügung. 

Darüber hinaus sind organisations- und mitarbeiterbezogene E-Mail-Adressen eingerichtet, die Sie ebenfalls für die rechtsunverbindliche Kommunikation nutzen können. Diese Adressen finden Sie wie folgt:

 - Soweit sich Ihr Anliegen auf erhaltene Post auf Kopfbogen der Stadt Spremberg bezieht, finden Sie die zutreffende spezielle E-Mail-Adresse Ihres Ansprechpartners gegebenenfalls bereits in der Zeile: „E-Mail“  auf dem Kopfbogen.

- Sämtliche E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Spremberg für den einfachen E-Mail-Kontakt finden Sie auf der Internetseite der Stadt Spremberg www.stadt-spremberg.de unter dem Menüpunkt „Rathaus“ in den Menü-Unterpunkten „Verwaltungstruktur“ bzw. „Ansprechpartner“.

Damit Ihre Anfrage/Ihr Anliegen zügig bearbeitet werden kann, geben Sie bitte den E-Mail-Empfänger so genau wie möglich an. Da nicht alle Anfragen/Anliegen auch elektronisch beantwortet werden können, sollten Sie in einer E-Mail auch Ihre Postanschrift mitteilen.

Bitte beachten Sie des Weiteren folgende Hinweise:

1.1 Dateiformate

Folgende Dateiformate werden als Anhänge akzeptiert:
• Microsoft Word (.doc oder .docx) 
• Microsoft Excel (.xls oder .xlsx)
• Textdateien (.rtf oder .txt)
• Portable Document Format (.pdf)
• Bilddateien (.jpg, .jpeg, .tif, .png, .bmp)
• in Archive gepackte Dateien (.zip)
• unverschlüsselte Signaturdateien (.p7s oder .p7m).

In allen Dateianhängen sind

• kein ausführbarer Code,
• kein automatisierter Ablauf, 
• keine Programmierung (Makros), 
• kein Kennwortschutz 

zu verwenden. Weitere Formate werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Spremberg angenommen.

Achten Sie bitte darauf, dass Dateien keine doppelten Dateierweiterungen, wie zum Beispiel bild.jpg.scr enthalten!

1.2 Dateigröße 

Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge ist auf eine Größe von 15 Megabyte (MB) beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden. Beim Versenden in einer E-Mail benötigen Dateien mehr Platz als auf der Festplatte. Der Faktor beträgt ca. 1,5. Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies schnellstmöglich mitgeteilt.

2. Rechtsverbindlicher E-Mail-Verkehr

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch eine (höherrangigere) Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Dies hat durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu erfolgen. Die unter Verwendung einer QES gewählte elektronische Form entwickelt die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform (Schriftform).

Rechtsgrundlagen hierfür sind: 

§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG),
§ 36a Sozialgesetzbuch I (SGB I),
§ 2 Nr. 3 Signaturgesetz (SigG)
§§ 126/126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Die Stadt Spremberg eröffnet zum  03.08.2015 den rechtsverbindlichen elektronischen Verwaltungszugang ausschliesslich für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten unter der zentralen E-Mail-Adresse

e-dokumente@stadt-spremberg.de

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Spremberg wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.

Das bedeutet, 

-  dass Sie keine rechtsverbindlichen Erklärungen bzw. Anträge , die nach geltendem Recht der Schriftform bedürfen, stellen bzw. fristwahrend einreichen können, wenn Sie Ihre E-Mail an eine andere Adresse senden;

dass nur qualifiziert elektronisch signierte Dokumente eine rechtlich angeordnete Schriftform ersetzen können! Ohne qualifizierte elektronische Signatur ist die Übermittlung auf dem Postweg unbedingt erforderlich. 

Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 1 Absatz 5 E-Government-Gesetz (E-GovG) der rechtsverbindliche elektronische Verwaltungszugang ausdrücklich nicht eröffnet wird für E-Mails, die sich auf die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten beziehen.

Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail Ihre postalische Adresse sowie den gewünschten Empfänger unter Benennung des Fachbereiches so genau wie möglich an. Ihre E-Mail kann mit diesen Angaben schneller weitergeleitet werden.

Bitte beachten Sie für die Übermittlung Ihrer qualifiziert elektronisch signierten Dokumente folgende technische Hinweise:

2.1 Dateiformate

Folgende Dateiformate werden als Anhänge akzeptiert:

• Microsoft Word (.doc oder .docx) 
• Microsoft Excel (.xls oder .xlsx)
• Textdateien (.rtf oder .txt)
• Portable Document Format (.pdf)
• Bilddateien (.jpg, .jpeg, .tif, .png, .bmp)
• in Archive gepackte Dateien (.zip)
• unverschlüsselte Signaturdateien (.p7s oder .p7m).
In allen Dateianhängen sind

• kein ausführbarer Code,
• kein automatisierter Ablauf, 
• keine Programmierung (Makros), 
• kein Kennwortschutz 

zu verwenden. Weitere Formate werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Spremberg angenommen. Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies schnellstmöglich mitgeteilt.

Achten Sie bitte darauf, dass Dateien keine doppelten Dateierweiterungen, wie zum Beispiel bild.jpg.scr enthalten!

2.2 Zertifikat bzw. Signatur

Die Stadt Spremberg akzeptiert nur Signaturen, die mit dem Zertifikat eines bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters erstellt worden sind. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur.

Jedes Dokument ist separat zu signieren.

2.3 Dateigröße

Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge ist auf eine Größe von 15 Megabyte (MB) beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden.

2.4 Verschlüsselung

Die Stadt Spremberg nimmt nur unverschlüsselte Nachrichten entgegen.

Beim Empfang von E-Mails werden diese automatisiert im Hinblick auf Spam- und Sicherheitskriterien geprüft. Wenn Ihre E-Mail nicht den genannten Kriterien entspricht, wird sie nicht zugestellt. 

Nähere Informationen zu elektronischen Signaturen nach dem Signaturgesetz erhalten Sie auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informtionstechnik: www.bsi.bund.de

Bitte beachten Sie:

Bescheide und andere Mitteilungen, die einem rechtlichen Schriftformerfordernis unterliegen,
werden von der Stadtverwaltung Spremberg bis auf Weiteres in Papierform versandt.

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